Gestión, Automatización e Inteligencia de Procesos (BPM) y Transformación Digital

Todo ello exige mayor competitividad y flexibilidad a nivel empresarial, pues los cambios a los que se enfrentan las organizaciones, pueden ser múltiple naturaleza. Pueden estar basados en la evolución de las necesidades los clientes, en los cambios legislativos, en las tecnologías o en el propio personal de la organización.

• Ser ágiles y flexibles para afrontar los continuos cambios

• Ser eficaces y eficientes

Considerando el entorno actual, las empresas necesitan de las siguientes capacidades:

Flexibilidad:

• Capacidad para adaptarse a los continuos cambios en las necesidades de clientes y empresa.

• Alcanzable si las organizaciones no son rígidas (muy jerárquicas, burocráticas).

Agilidad:

• Capacidad de afrontar los cambios necesarios en el menor tiempo posible.

• Alcanzable si la organización es flexible y está preparada para cambiar continuamente.

Efectividad o eficacia:

• Capacidad de conseguir el resultado esperado.

• Alcanzable si entendemos correctamente las necesidades a cubrir, es decir, conocemos lo que espera el cliente y somos capaces de satisfacerle.

Eficiencia:

• Capacidad de ejecutar la mejor forma de hacer las cosas para consumir la menor cantidad de recursos posibles (costes, tiempos, …)

• Asegura que el modelo de negocio planteado sea sostenible en el tiempo.

• 60 % Una forma de mejorar la gestión de las organizaciones.

• 40% Un conjunto de tecnologías, que permiten implementar estas mejoras.

La tecnología BPM (BPMS) posibilita y facilita una óptima aplicación de una gestión basada en procesos.

La automatización de los procesos, supone un gran salto cualitativo para cualquier organización.

• Mejorar la definición y el conocimiento de su cadena de valor: procesos clave, estratégicos y de soporte.

• Replantear su negocio para sobrevivir.

• Mejorar sustancialmente sus procesos.

• Incorporar novedades tecnológicas, mejoras en comunicaciones, nuevo software, planes de sistemas.

• Mejorar la eficiencia y la eficacia de distintas áreas de negocio: plantas de producción con bajo rendimiento, unidades de negocio ineficientes, necesidad de aumentar la producción, etc.

• Detectar problemas: la organización desconoce si está trabajando con la estructura y los procesos adecuados.

• Mejorar la coordinación y comunicación entre las distintas áreas.

• Implantar normativas / estándares vigentes (ejemplo: ISO 9000:2000).

• Fomentar el trabajo en equipo mediante trabajo colaborativo.

• Integrar departamentos, integrar agentes externos (clientes, proveedores, etc.) en sus procesos de negocio.

• Fusionarse con otra empresa…

Los beneficios a nivel estratégico y táctico que se pueden obtener mediante la aplicación de BPMS son:

• Identificación de estrategias que orienten los recursos de la empresa a la satisfacción del cliente y a la optimización de la cadena de valor.

• Orientación de la estructura organizacional hacia la flexibilidad ante los retos del entorno.

• Sistematización de los procesos y adecuación de los procedimientos operativos a los procesos de valor añadido.

• Adecuación del producto/servicio prestado al valor demandado y perceptible por el cliente.

• Despliegue coherente y óptimo de un sistema de indicadores y objetivos para todos los procesos y operaciones que permitan su monitorización y el desencadenamiento de acciones correctivas.

• Establecimiento de nuevas fuentes de mejora de la productividad.

• Disminución de los flujos de información a los estrictamente necesarios.

Algunas situaciones actuales en las organizaciones a nivel operativo:

• Las actividades en las que deben colaborar varios departamentos y/o organizaciones se atascan, causando problemas, retrasos y mal servicio.

• La información no fluye entre departamentos. Se pierde información y no se sabe quién debe realizar cada una de las tareas.

• El equipo de gestión no tiene visibilidad sobre el trabajo en curso, y sobre la eficiencia de la ejecución. No existe información fiable para poder tomar decisiones.

• La carga de trabajo es desigual, lo que permite que aparezcan cuellos de botella que repercuten en la eficiencia de toda la organización.

• El conocimiento de cómo se hacen las cosas está distribuido por toda la organización, y en manos de unas pocas personas.

La implantación de un BPMS aporta los siguientes beneficios:

• Automatizar de forma ágil y ordenada uno o varios procesos de negocio.

• Mejorar el control sobre todas las actividades en curso.

• Fotografía en tiempo real de las actividades que se están realizando en la empresa, así como del trabajo pendiente.

• Detectar y corregir rápidamente problemas y oportunidades de mejora en el funcionamiento de la organización

• Cuellos de botella

• Reparto eficiente de la carga de trabajo.

• Eliminar actividades que no generan valor

• Eliminar duplicidades

• Reducir movimientos de documentos e información

• Minimizar aprobaciones y revisiones

• Disminuir los tiempos muertos entre actividades que requieren de la colaboración de varias personas, departamentos u organizaciones.

• Cumplir normativas y estándares, mejorando la trazabilidad, transparencia y documentación de todas las actividades.

• Aumentar la rapidez en la puesta en marcha nuevos servicios y aplicaciones, sin tener que hacer complejos y costosos desarrollos a medida.

• Mantener el conocimiento y procedimientos de la organización de forma centralizada.